Crypto in de boekhouding: praktische richtlijnen voor zzp’ers en mkb

Wanneer valt je crypto onder de bedrijfsactiviteiten?

Crypto raakt steeds vaker de dagelijkse praktijk van ondernemers. Denk aan een webwinkel die een betaling in Bitcoin ontvangt, een agency dat internationale freelancers in stablecoins uitbetaalt of een IT-consultant die een voorraad ETH aanhoudt voor transactiekosten. In al deze gevallen hoort crypto in de zakelijke administratie, niet in de privéportefeuille. Houd je crypto uitsluitend aan als privébelegging, dan valt het voor particulieren doorgaans buiten de bedrijfsboekhouding, maar zodra je het inzet voor omzet, kosten of als liquide middelen is het bedrijfsmatig.

Een herkenbaar voorbeeld: een klant rekent op vrijdagavond af in Bitcoin, de koers schiet dat weekend heen en weer. Voor je boekhouding telt de waarde op het exacte moment van betaling. Dat vraagt om strakke vastlegging van datum, tijd, koers en kosten. Wie dat zorgvuldig doet, voorkomt dat winsten en verliezen door elkaar gaan lopen en behoudt grip bij de btw- en winstbelasting.

Zo leg je crypto-transacties vast zonder ruis

Begin met een helder schema in je grootboek. Maak aparte rekeningen voor cryptoactiva per munt, rekeningscheidingen voor transactiekosten en voor koersresultaten. Registreer per transactie het type gebeurtenis aankoop, verkoop, ruil, betaling, fee, de tijdstempel, het bedrag in crypto, de tegenwaarde in euro’s en de gebruikte koersbron. Exports uit exchanges en wallets zijn onmisbaar; sla CSV’s en eventuele TxID’s op zodat je elk bedrag kunt herleiden.

Kies vooraf een consistente waarderingsmethode, vaak FIFO voor doorstroom van posities. Leg vast welke koers je gebruikt bijvoorbeeld gemiddelde marktkoers op het transactiemoment en noteer de bron. Splits kosten zoals netwerkfees en handelskosten uit, want die beïnvloeden je resultaat. Bij stablecoins is de euro-omrekening meestal eenvoudig, maar documenteer nog steeds de koers en tijd. Voor betalingen in crypto hoort de factuurwaarde in euro’s leidend te zijn en boek je eventuele latere koersschommelingen als resultaat.

Het helpt als je werkt met een boekhoudprogramma dat transacties, fees en koersmomenten netjes ondersteunt, zodat je later niet met losse spreadsheets hoeft te puzzelen.

Nederlandse belastingregels in vogelvlucht

Btw op crypto en op je diensten

Crypto zelf wordt in veel gevallen behandeld als betaalmiddel, waardoor de ruil van euro naar crypto en terug doorgaans buiten de btw valt. Lever je echter een product of dienst en wordt die betaald in crypto, dan is die omzet gewoon btw-plichtig. Zet de factuurbedragen in euro op je factuur volgens de waarde op het betalingsmoment en noteer welk koerspunt is gebruikt. Btw bereken en boek je zoals bij elke andere betaling.

Winstbelasting voor ondernemers

Voor eenmanszaken telt crypto dat je zakelijk aanhoudt mee in de winst uit onderneming. Koersresultaten zijn dan belast, zowel gerealiseerd bij verkoop of betaling als soms ongerealiseerd bij waardering op balansdatum als je daar beleid voor voert. Voor bv’s geldt hetzelfde binnen de vennootschapsbelasting. Kies een eenduidig waarderingsbeleid, documenteer het en pas het consequent toe. Onzeker over de impact bij jaarafsluiting, bijvoorbeeld bij extreme volatiliteit, overleg dan tijdig met je boekhouder.

Staking, mining en airdrops

Ontvang je staking rewards of miningopbrengsten zakelijk, dan zijn die op het moment van ontvangst omzet tegen de eurowaarde op dat moment. Leg per reward de tijdstempel vast, de koers en eventuele kosten. Airdrops vragen extra aandacht; beoordeel of er sprake is van een tegenprestatie of promotionele gift en boek het overeenkomstig, inclusief latere koersverschillen als resultaat.

Een werkbare workflow voor elke maand

Plan een vaste administratiedag. Importeer transacties uit exchanges en on-chain wallets, label ze naar type en koppel ze aan facturen of inkomende betalingen. Controleer of alle fees zijn meegenomen. Maak een momentopname van je cryptoportefeuille tegen euro’s en stem die af met je grootboekrekeningen. Noteer de koersbron die je gebruikte en archiveer exports en screenshots. Door wekelijks of maandelijks te reconciliëren voorkom je dat je aan het eind van het jaar een berg losse data moet ontleden.

Veelgemaakte fouten om te vermijden

Transactiekosten niet apart boeken

Fees verdwijnen snel uit beeld terwijl ze je resultaat beïnvloeden. Splits netwerkfees en handelskosten altijd uit en koppel ze aan de juiste kostenrekening. Dat levert realistischer marges op en scheelt discussie bij controle.

Privé en zakelijk door elkaar

Gebruik aparte wallets en exchange-accounts voor je bedrijf. Schuift er toch iets privé binnen, boek het dan als privé-opname of -storting met een duidelijke toelichting. Helderheid scheelt tijd en uitleg.

Alleen jaarultimo waarderen

Wie een jaar lang niets vastlegt en pas op 31 december gaat reconstrueren, mist vaak details. Leg koers en context vast op transactiemomenten. Dat maakt je jaarafsluiting sneller en nauwkeuriger.

Jaarafsluiting en documentatie

Loop je portefeuille langs en match saldi met je grootboek. Documenteer het gekozen waarderingsbeleid en de gebruikte koersbronnen. Controleer of omzet betaald in crypto volledig in euro’s is gefactureerd en of btw klopt. Verzamel onderbouwing van staking- of miningopbrengsten met datum en koers. Leg ten slotte in een kort dossier vast hoe je dit jaar met crypto hebt geboekt. Dat helpt jou, je accountant en eventueel de Belastingdienst om snel te begrijpen wat er is gebeurd, ook als de markt weer eens alle kanten op ging.